Er komt een moment, dat je in FrontAccounting toekomt aan inkoop en verkoop van goederen. Dat begint met het aanmaken van een artikel assortiment. Gelukkig is het niet nodig alle artikelen handmatig in te voeren, als de gegevens al op een andere wijze beschikbaar zijn.
Dit zijn de stappen:
- Installeer binnen FrontAccounting de module Import CVS file. Dit kan alleen als je als administrator ingelogd bent
- Ga in de hoofdadministratie naar Instellingen > Toevoegen en wijzigen extensies
- Klik in de regel van Inventory Items CSV Import op het download icoon. De module wordt nu geinstalleerd.
- Je ziet een bevestiging dat de module geinstalleerd is met een versienr. Later is te zien of er updates zijn.
- Maak de module beschikbaar via Instellingen > Toevoegen en wijzigen toegangsrechten.
- Kies voor de rol Systeem Administrator, zet helemaal onderaan een vink bij Import csv items en bevestig
- Herhaal deze toegangsrechten stap voor elke administratie, waar je wilt importeren
- Nu is het tijd om het .csv bestand in orde te maken. We gaan ervan uit, dat de maakprocedure via Excel en/of Kladblok bekend is
- Elke regel moet het volgende format hebben:
- ITEM;ITEM_CODE;STOCK_ID;Description;Category;units;dummy;MB_FLAG;Currency;Price;
| Veld | Toelichting | Voorbeeld |
| ITEM | Vaste waarde voor herkenning | ITEM |
| ITEM_CODE | Gelijk aan STOCK ID | 9001 |
| STOCK_ID | 9001 | |
| Description | Omafiets | |
| Category | Naam - Niet de CategoryId | Fietsen |
| units | Artikeleenheid | ea. |
| dummy | Niets invullen | |
| MB_FLAG | Vaste waarde | B |
| Currency | Hoofdvaluta | EUR |
| Price | Met decimale punt!! | 285.50 |
- Ga in de administratie, waar de import moet plaatsvinden, naar Voorraad > Import CSV Items. Bij een grijze tekst zijn de toegangsrechten niet in orde.
- Kies eerst de grootboekrekeningen, die bij het artikel horen
- Daarna het scheidingsteken aangeven, de voorraadlokatie, BTW en Salestype
- Vervolgens bij Browse naar het csv bestand bladeren en op de knop Import CSV File drukken
Nu moet er een mededeling verschijnen, dat de import gelukt is. In de praktijk treden er nogal eens fouten op, waarbij door gebrek aan foutmeldingen niet de juiste informatie wordt verstrekt. De oplossing is met phpMyAdmin of een andere MySQL browser naar de tabellen te kijken en de foute regels te verwijderen. Daarna de csv file strippen naar de resterende te importeren artikelen en de procedure nog een keer te herhalen.
Het is een hele klus om via phpMyAdmin met een SQL opdracht de stambestanden te importeren. Het gaat namelijk niet om 1 tabel, maar om 4 tabellen.
| Bestand | Functie |
| x_stock_master | Hoofdbestand met o.a. artikelgroep grootboekrekeningen en vaste prijzen |
| x_item_codes | Koppelt stock_id aan item_code |
| x_prices | Link tussen stock_id valuta en prijs |
| x_loc_stock | Voorraadlokatie en bestelniveau |