Het administreren van de BTW is voor ondernemers een door de fiscus opgelegde verplichting. Soms is de aangifte simpel en een kwestie van op de knop drukken en controleren. Er bestaan echter veel complicaties en uitzonderingsgevallen. Bij Drs.J.Oosterhoff BV hebben we de belangrijkste punten voor de BTW aangifte via FrontAccounting op een rijtje gezet.
Wat wil de fiscus?
De aangifte voor een BTW plichtige ondernemers moet per maand, kwartaal of jaar gedaan worden. De frequentie wordt door de fiscus vastgelegd, maar kan op verzoek gewijzigd worden. Op het BTW aangifteformulier staan de volgende regels:
1 Prestaties binnenland
1a Leveringen/diensten belast met 19%
1b Leveringen/diensten belast met 6%
1c Leveringen/diensten belast met overige tarieven, behalve 0%
1d Privégebruik
1e Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast
2 Verleggingsregelingen binnenland
2a Leveringen/diensten waarbij de heffing van omzetbelasting naar u is verlegd
3 Prestaties naar of in het buitenland
3a Leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer)
3b Leveringen naar of diensten in landen binnen de EU
3c Installatie/afstandsverkopen binnen de EU
4 Prestaties vanuit het buitenland aan u verricht
4a Leveringen/diensten uit landen buiten de EU
4b Leveringen/diensten uit landen binnen de EU +
5 Voorbelasting, kleineondernemersregeling, schatting en eindtotaal
5a Verschuldige omzetbelasting (rubrieken 1 t/m 4)
5b Voorbelasting
5c Subtotaal (rubriek 5a min 5b)
5d Vermindering volgens de kleineondernemersregeling
5e Schatting vorige aangifte(n)
5f Schatting deze aangifte +/Totaal
Bij een eenvoudige aangifte gebruikt een ondernemer de regels 1a en 1b voor de af te dragen BTW hoog en laag tarief en vult hij regel 5b met de som van de te vorderen BTW hoog en laag. Dat is snel gebeurd. De zaak ligt ingewikkelder als het om im- of export gaat. Daarbij wordt ook nog onderscheid gemaakt tussen binnen of buiten de EU.
ICP aangifte verplicht bij 3b Leveringen naar of diensten in landen binnen de EU
De belastingdiensten van landen binnen de Europese Unie hebben een systeem opgezet om export tegen het 0% tarief te controleren. De verkoper is verplicht periodiek een ICP (Intra Communautaire Prestaties) aangifte te doen. Deze opgaven worden afgezet tegen de administratie van het inkopende bedrijf. Vitaal is het BTW nummer van de afnemer. Deze moet in de administratie opgenomen worden. Controleer deze beslist op echtheid via de link VAT Validation
Import bij vraag 4 Prestaties vanuit het buitenland aan u verricht
Leveringen vinden plaats tegen 0%. De fiscus eist echter een fictieve BTW bijtelling onder punt 4. Deze bedragen mogen weer in mindering gebracht worden bij punt 5b Voorbelasting. Per saldo is de BTW heffing op import nihil.
| FrontAccounting Tip |
| Geef de grootboekrekeningen voor de BTW altijd een algemene omschrijving. Wel: BTW af te dragen hoog. Niet: BTW af te dragen 19%. Het wijzigen van een BTW percentage vindt niet op grootboekrekening niveau plaats. Daarom is het overbodig om bij een BTW tariefwijziging de grootboekomschrijving aan te passen. En het is zeker niet gewenst een nieuwe grootboekrekening aan te maken. |
BTW instellingen in FrontAccounting
Binnen Instellingen > Bedrijfsinstellingen zijn er 3 rubrieken om de BTW in te stellen:
| Onderhoud BTW tarieven | Hier worden verschillende BTW tarieven herleid naar een grootboekrekening. Komt er bjivoorbeeld in plaats van het hoge tarief 19% een nieuw tarief van 21% verander dan dan op de ingangsdatum de omschrijving en het tarief. Een standaard set bestaat uit: BTW laag 6% - BTW hoog 19% - BTW binnen EU 0% - BTW buiten EU 0% en BTW NL 0%. |
| Onderhoud BTW groepen (geografisch) | Deze rubriek is geralateerd aan de klant. De hier aanwezige regels komen bij de stamkaart van een klantvestiging als een dropdown tevoorschijn. De meest voorkomende regels zijn: Verkoop binnenland - Verkoop binnen EU - Verkoop buiten EU. Per regel worden de relevante BTW tarieven aangevinkt. |
| Onderhoud BTW soorten per artikel(groep) | Het gaat hier om de verbinding tussen artikelen (of artikelgroepen) en de BTW. Meest voorkomend zijn: BTW hoog - BTW laag en BTW 0%. Een overblijfsel van een oudere FrontAccounting versie is dat je hier moet ingeven om welke waarden het NIET gaat. Tip: Kies bij BTW 0% niet voor volledig BTW vrij, maar vink alles aan behalve BTW NL 0%. Op deze manier laat het BTW rapport zien wat er bij de aangifte bij vraag 1e ingevuld moet worden. |
Wijziging in BTW tarief
Hierboven staat al beschreven, dat een wijziging in het BTW tarief pas op de dag van ingang in het systeem gezet mag worden. Er hoeft alleen bij Onderhoud BTW tarieven iets veranderd te worden. Lopende offertes krijgen automatisch het nieuwe tarief mee. Ook al gaat het om een oude offerte, bij een nieuwe factuur wordt vanzelf de nieuwe BTW berekend. Als er Handmatige boekingen (Quick entries) zijn aangemaakt met een BTW regel, dan krijgen deze regels automatisch de nieuwe waarde.
Let op! Als je nog boekingen met BTW in de voorgaande periode gaat doen, dan moeten de BTW tarieven tijdelijk teruggezet worden naar de oude waarden. De beste strategie is natuurlijk om alle oude transacties al ingeboekt te hebben, voordat de BTW tarieven wijzigen.