Regelmatig wordt de vraag gesteld hoe je de openingsbalans moet invoeren in FrontAccounting. En hoe vaak. De laatste vraag is eenvoudig te beantwoorden. Het hoeft slechts eenmalig. Sommige boekhoudprogramma's werken in jaren en staan toe gegevens uit oude jaren te verwijderen. Dat was vroeger nodig om geheugenruimte te besparen. Een gevolg ervan was wel, dat elk jaar de balans afgesloten moest worden en de openingsbalans opnieuw ingevoerd moest worden.
FrontAccounting heeft geen last van krap geheugen en bewaart alle gegevens. Dat houdt in, dat alleen in het eerste jaar (of beter gezegd het eerste jaar -1) er openingsboekingen gemaakt moeten worden en dat vervolgens uitsluitend mutaties op de balans plaatsvinden. Een balansuitdraai in FA is feitelijk een cumulatief van alle balanstransacties - ook die van voorgaande jaren. Een Winst & Verlies uitdraai daarentegen is enkelvoudig - hier zie je alleen de transacties van de gevraagde periode.
Stappenplan invoeren openingsbalans
1. Periode
- Stel bij Instellingen > Bedrijfsinstellingen het boekjaar in op het jaar voorafgaande aan de openingsbalans
2. Bankrekeningen
- Controleer of er in het grootboekrekeningschema (Bankboek & Grootboek > Onderhoud > Toevoegen en wijzigen grootboekrekeningen) rekeningnummers zijn aangemaakt voor de bankrekeningen, die in de openingsbalans voorkomen.
- Kijk nu in Bankboek & Grootboek > Onderhoud > Bankrekeningen of de bankrekeningen gekoppeld zijn aan een grootboekrekening
- Ga bij een positief banksaldo naar Bankboek & Grootboek > Boeken in grootboek > Boeken ontvangsten. Zet de datum op 31 december van het boekjaar en en selecteer rechtsboven de juiste bankrekening.
- Kies de grootboekrekening, die bij de Algemene Reserve hoort en vul het saldo van de bankrekening in.
- Vertoont de bankrekening een tekort, ga dan naar Bankboek & Grootboek > Boeken in grootboek > Boeken betalingen
- Herhaal deze procedure voor alle bankrekeningen
- Het resultaat is, dat de transacties in 2 tabellen terecht zijn gekomen: bank_trans en gl_trans
3. Debiteuren
- De omslachtige methode is om de openstaande debiteurposten per debiteur aan te maken. Hiervoor is het nodig bij tabblad Verkopen klanten aan te maken en in het voorgaande jaar directe facturen te produceren met een artikelnummer, dat uitkomt op de grootboekrekening Algemene Reserve. Ontvangsten hierop in nieuwe jaar boeken via Verkopen > Boeken in grootboek > Invoeren ontvangen betaling klant. Bij deze werkwijze komen de boekingen terecht in de tabellen debtor_trans, debtor_trans_details en gl_trans.
- Een simpele en pragmatische oplossing is om een nieuwe grrotboekrekening aan te maken met de omschrijving: Debiteuren zonder subadministratie. Hoe je de boekingen doet, staat onder kopje 5
4. Crediteuren
- Zelfde procedure als bij Debiteuren, maar nu loopt de bewerkelijke methode via tabblad Inkopen
5. Overige boekingen openingsbalans
- Navigeer naar Bankboek & Grootboek > Boeken in grootboek > Invoer memoriaal boeking
- Kies als datum 31-12 van het actieve jaar. Dat is nog steeds het jaar voorafgaande aan de openingsbalans
- Voer nu per grootboekrekening het bedrag in bij debet of credit.
- Bij debiteuren en crediteuren kun je voor elke klant of leverancier een aparte regel aanmaken en de naam vermelden onder opmerkingen.
- Uiteindelijk blijft er een saldo over. Omdat het uiteindelijke saldo van de memoriaalboekingen 0 moet zijn, moet het overblijvende bedrag op de grootboekrekening van de Algemene Reserve geboekt worden. Als het goed gaat met het bedrijf, dan is het een creditpost! Alle boekingen komen in slechts 1 tabel terecht: gl_trans
6. Controle
Maak nu via Bankboek & Grootboek > Weergeven transacties en rapportages > Rapportage grootboek > Balans een uitdraai van wat nu nog de openingsbalans is. Controleer deze. Is het OK? Gefeliciteerd! Klopt er iets niet? Zoek de fout(en) en corrigeer deze met een nieuwe memoriaalboeking.